《コラム》個人情報の取り扱い　～法人税申告決算は大阪の福永会計事務所～

◆すべての事業者が個人情報保護法の対象に
平成27年9月3日に成立した
改正個人情報保護法が
平成29年5月30日から全面的に施行されました。

改正前は、5000件以上の個人情報を取り扱う事業者のみが
「個人情報取扱事業者」として同法の規制を受けましたが、
改正法では1件でも個人情報を保有している限り
個人情報取扱事業者として扱われ、
同法の適用を受けることになりました。

これにより、実質的にすべての事業者が
個人情報保護法に則って個人情報を
取り扱うことが求められます。
これまで個人情報の管理に
あまり留意していなかった小規模事業者も、
今後は同法の内容をしっかりと把握しておかなければなりません。

◆利用目的の特定・通知
個人情報保護法では、
個人情報を取得する場面、保管・利用する場面、
第三者に提供する場面など、
企業が取るべき様々な規定を置いていますが、
まず多くの企業にとって重要となる規定の一つが、
利用目的の特定とその通知です。

同法では、個人情報を取り扱うにあたっては、
その利用目的をできる限り
特定しなければならないと定めています。

そして、個人情報を取得した場合には、
事前にホームページなどで利用目的を公表している場合を除き、
速やかにその利用目的を本人に通知・公表
しなければならないとされています。

なお、本人や第三者への身体・財産等の
権利侵害のおそれがある場合など、
例外もいくつか定められています。
個人情報取扱事業者は、原則として、本人の同意を得ない限り、
特定・通知した利用目的以外のために
個人情報を利用することはできません。

◆具体的に必要となる場面とは
具体的には、顧客から契約の申込みを受ける際など
顧客の氏名や住所の開示を受けた場合に、
利用目的を記載した書面を手渡すことが考えられます。

顧客が多く、毎回手渡すことが煩雑な場合には、
事前に自社のホームページに利用目的を公表しておくことが有益です。
個人情報保護委員会が発表している
「個人情報保護に関する法律についてのガイドライン」
（https://www.ppc.go.jp/personal/legal/）では、
推奨される通知・公表例が掲載されていますので、
こちらも参照してみてください。